TRAMITES AL ESTILO JAPONES (Parte II) Lo inusual “La entrega fuera de tiempo” y “damemoto” * Masanori Kobayashi. Director Ejecutivo de la Asociación Hiroshima Perú

•  Reuniones oficiales con pocas esperanzas

Para empezar debemos de hacernos la idea de que una reunión con algún miembro que tenga un alto cargo en el gobierno japonés es prácticamente una reunión sin esperanzas, y que por lo general, va ha tener muy poca repercusión o efectividad aún obteniéndose afirmaciones a las demandas, las cuales no implicarían ningún tipo de compromiso o promesa por parte de las autoridades.
Vale decir que, comentarios como “hemos entendido su mensaje, a partir de ahora en adelante y si usted nos hace llegar un plan conciso y coordina de manera correcta con el encargado gubernamental, lo evaluaremos”, etc., es lo máximo que se puede esperar.
En el sector público japonés, por lo general, los asuntos o planes creados por los mismos servidores públicos son los que tienen mayor avance o repercusión, los cuales son aprobados por los miembros que los dirigen.

•  Con un encargado oficial al estilo japonés

En el Perú se dice que “cada vez que se cambia de Presidente, cambia hasta el guachimán del estacionamiento”, mientras que en la burocracia japonesa los servidores estatales tienen asegurada su vida, sea quien sea y por más que cambie el máximo dirigente, el servidor estatal seguirá ejerciendo sus funciones de la misma manera. Los alcaldes o gobernadores, los cuales son elegidos cada cierto periodo y que asumen los altos cargos, son realmente débiles con respecto a esto.
Lo más conveniente aquí es ponerse en contacto con el jefe máximo de la sección respectiva y darle por lo menos una hoja del pedido a realizar, para así poder comprometerlo y hacerle llegar al jefe máximo de la entidad gubernamental respectiva los proyectos o propuestas de manera general, porque de lo contrario nada marcharía bien. Especialmente, y como punto más importante, debemos de buscar un compromiso y enfatizar con respecto a las siguientes partes o puntos por establecer o solicitar.

•  La burocracia japonesa absorbe bastante tiempo

Las entidades públicas en Japón usualmente toman bastante tiempo para poder definir cualquier tipo de asunto, por eso es que debemos usar nuestro sentido común para poder revertir este tiempo preparando todo lo que se pueda con anticipación.
Por lo general, las entidades públicas actúan de la siguiente manera, el encargado traza un plan escrito, posteriormente, busca obtener la aprobación de las personas relacionadas dentro del área en cuestión, y solamente llega a la aprobación final después de haber logrado un balance de criterios en conjunto, y después de un largo tiempo.
En muchos casos y dependiendo del asunto en cuestión, es necesaria la aprobación parlamentaria, para lo cual se debe de preparar generalmente el plan respectivo con una anticipación que puede variar desde medio año hasta un año antes para ser atendida a tiempo.

•  Lo inusual “ la entrega fuera de tiempo”

Los peruanos y otros grupos siempre tienen la mala costumbre de entregar documentos y hacer pedidos aprovechando las circunstancias después de haberse definido o concretado algún asunto. Al parecer, el orden en el que piensan es que después de haber definido algún asunto recién se percatan de la envergadura y contenido de éste. La entrega y tramitación de algún asunto fuera de tiempo es lo más detestado por la burocracia japonesa.
Las instituciones públicas japonesas son increíblemente minuciosas al planificar asuntos desde el principio. El asunto principal de los proyectos, el contenido, la envergadura, la planificación y fechas, el lugar, las personas relacionadas con estos planes o proyectos, los costos, los gastos, etc., se detallan por escrito. Lo cual y desde el momento en que es aprobado normalmente no sufriría alteración mayor alguna.
Solamente se puede esperar las llamadas de atención por no haberse establecido o dicho algún punto o asunto desde un principio.

•  Llevar buenas relaciones con las instituciones públicas

Con una división vertical en su inflexible estructura, además del largo tiempo que toma llevar a cabo algún plan y demás inconveniencias, la burocracia japonesa es nula en extremos y coimas, y los altos funcionarios después de haber tomado decisiones siempre cuentan con una luz de apoyo para el cambio.
Yo como japonés espero que el estilo japonés para con su burocracia se utilice de la manera más idónea.

DIVERSION Y PLANIFICACION AL ESTILO JAPONES.

¿Alguna vez han tenido este tipo de experiencia?

“En un matsuri realizado dentro de un auditorio público o en el bazar de una escuela estaban tanto peruanos como japoneses disfrutando del evento juntos. Al comienzo todo estaba muy tranquilo pero después comenzó un bullicio entre peruanos, dándome cuenta que de repente ya no quedaban muchos japoneses. Algunos de ellos decían haberse divertido pero sin mucha expresión en sus rostros y ninguno de ellos decía querer realizar un evento similar una vez más.

Creo que todos saben las causas de los sucesos, ¿no es así?

•  No excederse de la hora establecida del evento.
Todos se reúnen a la hora establecida, todos comienzan a la hora establecida, el consumo de alimentos también es tomado en el horario establecido y se concluye el evento a la hora establecida.

•  No ir sin previa autorización ni llevar a desconocidos a un evento
Si la invitación no ha sido abierta a todos no se debe de invitar ni ir con desconocidos ni hacerlos participe si no tienen una previa invitación.

•  No llevar ni comercializar productos sin autorización para la venta de acuerdo a lo establecido.
En el bazar estaba programada la venta de productos típicos o artesanías pero de manera inoportuna comenzaron a vender Inca Kola y cerveza, estaba autorizada la venta de cebiche pero ese mismo día lo cambiaron por la venta de anticuchos.

La importancia de lo programado para los japoneses

Los puntos arriba mencionados siempre tienden a salirse de lo establecido. Para los japoneses, a diferencia de los peruanos, rechazan los eventos en donde se salen de lo establecido. Muchos japoneses tienden a irritarse cuando algún evento no va de acuerdo con lo programado, cuando personas extrañas al evento entran sin previa autorización o cuando los productos que se iban a ofrecer son distintos a los que se encuentran etc., causándoles incomodidad y mal humor.

A parte de los 3 puntos previamente establecidos debemos de considerar otros puntos más, con lo que respecta a los alimentos se debe pedir la respectiva autorización a las dependencia de salud pública, si se va a utilizar fuego debe de notificarse a los bomberos, en el caso de usar un parque público es necesaria la autorización de la municipalidad, en el caso de utilizar las vías públicas es necesaria la coordinación de la municipalidad y la policía.

Toda autorización debe de tramitarse previamente y obtener el permiso correspondiente antes de cada evento y así evitar problemas. La no obtención de los permisos correspondientes puede resultar en llamadas de atención o impedimentos para realizar posteriormente cualquier evento o solicitar permisos. La sociedad japonesa es así.

Evitar lo que no está previamente programado.

Cuando un tren se retrasa uno o dos minutos muchos de los japoneses se irritan y mortifican, los japoneses tienen la reputación de no tener mucha paciencia lo cual no es tan cierto.

Por ejemplo, en el caso de no poder tomar un avión debido a un tifón, cuando el servicio de tren se paraliza debido a un terremoto u otro tipo de catástrofe, por lo general, los japoneses se resignan y comprenden calladamente las circunstancias. Sin embargo, cuando está programado algo y no se cumple por motivos supuestamente artificiales por llamarlo de alguna manera, provoca irritación en ellos y rechazo hacia los causantes u organizadores de este percance o irresponsabilidad. Por eso es que usted tiene que evitar este tipo de circunstancias y así podrá convivir de manera más cómoda.

Si piensa que ya cometió un error trate de superarlo corrigiéndolo en la siguiente ocasión.

Japón es un país importante para nosotros porque “Lo que ya pasó lo tiramos al agua”.

Traducción: Renzo Taira